نفاد السماد أو البذور أو الأدوية في وقت حساس قد يوقف العمل، ويرفع التكلفة، ويؤخر عمليات مهمة في الموسم. لذلك تحتاج المزرعة إلى نظام بسيط يحافظ على توفر المواد الأساسية. وفي الوقت نفسه يقلل هذا النظام الهدر ويجعل الشراء قرارًا واضحًا بدل الاعتماد على التخمين.
ولتحقيق ذلك ستطبق ثلاث خطوات سهلة:
- حد إعادة الطلب.
- جرد شهري مع مراجعة أسبوعية للمواد الحرجة.
- بطاقات مخزون على الرف تسجل الصرف والاستلام فورًا.
وبهذه الطريقة تتجنب المفاجآت في منتصف الموسم.
1) صنّف المخزون قبل الحسابات
قبل أن تبدأ بالأرقام، صنّف المواد إلى ثلاث فئات. لأن هذا التصنيف يحدد أين تضع وقتك. كما يحدد حجم مخزون الأمان لكل مادة.
مواد حرجة (لا تُؤجل)
تشمل عادة:
- بذور وشتلات الموسم، لأنها مرتبطة بوقت محدد.
- سماد أساسي يعتمد عليه برنامجك، وبالتالي يصعب تعويضه بسرعة.
- مبيدات أو مطهرات مرتبطة بموعد حرج، خصوصًا في فترات انتشار الآفة.
- أدوية طوارئ ولقاحات (عند وجود تربية حيوانية)، لذلك تُعامل كمواد حساسة.
مواد مهمة
مثل:
- أسمدة داعمة وعناصر صغرى، إضافةً إلى محسنات النمو حسب البرنامج.
- قطع غيار تشغيلية (فلاتر، نقاطات، حشيات)، لأن تعطّلها قد يوقف النظام.
مواد عادية
مثل:
- أدوات أو مستهلكات يمكن تعويضها بسرعة.
ولهذا السبب لا تحتاج غالبًا إلى مخزون أمان كبير.
2) حد إعادة الطلب: متى أطلب دون تردد؟
حد إعادة الطلب هو الرقم الذي إذا وصل إليه المخزون تبدأ بالطلب فورًا. وبالتالي تمنع الانقطاع. كما تمنع الشراء العاجل الذي يكون أغلى في العادة.
معادلة مبسطة
حد إعادة الطلب = الاستهلاك خلال زمن التوريد + مخزون أمان
- الاستهلاك خلال زمن التوريد: كمية ما ستستخدمه حتى يصل الطلب الجديد.
- أما مخزون الأمان فهو احتياط لتأخر المورد أو زيادة الاستهلاك أو تغير الطقس. وبهذه الإضافة تصبح الخطة أكثر أمانًا.
كيف تحسبها في المزرعة؟
اتبع هذه الخطوات، ثم عدّلها لاحقًا حسب الواقع:
- احسب الاستهلاك الأسبوعي من سجل الشهر الماضي أو متوسط آخر 4 أسابيع.
- بعد ذلك اسأل المورد عن زمن التوريد بالأيام أو الأسابيع.
- ثم اجعل مخزون الأمان مساويًا لاستهلاك أسبوع واحد للمواد الحرجة، ونصف أسبوع للمواد المهمة.
مثال سريع
تستهلك 10 شكاير سماد في الأسبوع. زمن التوريد أسبوعان. مخزون الأمان 10 شكاير.
إذًا حد إعادة الطلب = (10 × 2) + 10 = 30 شكارة.
وعندما يصل المخزون إلى 30 شكارة، اطلب مباشرة. وبذلك لا تنتظر حتى يحدث نقص فعلي.
ملاحظة: بعد شهرين ستعدل الأرقام لتصبح أدق، لأن بيانات الاستهلاك ستكون أوضح.
3) الجرد: شهريًا للجميع وأسبوعيًا للمواد الحرجة
الجرد الشهري يعطيك صورة عامة ويكشف الفروقات. وفي المقابل تمنع المراجعة الأسبوعية للمواد الحرجة الانقطاع المفاجئ. لهذا من الأفضل الجمع بين الاثنين.
جرد شهري (30–60 دقيقة)
- عدّ الكميات الفعلية، ثم سجلها.
- بعد ذلك قارنها مع رصيد البطاقات.
- وأخيرًا سجل الفروقات وسببها (تلف، هدر، صرف غير مسجّل). وبالتالي تستطيع معالجة السبب بدل تكراره.
مراجعة أسبوعية (10 دقائق)
راجع فقط المواد الحرجة، مثل:
- البذور، لأن نفادها يوقف الزراعة.
- السماد الأساسي، وكذلك مواد الحقن أو الإضافة الضرورية.
- الأدوية أو اللقاحات، خصوصًا ما يرتبط بمواعيد.
- مبيد أو مطهر حرج، لذلك لا تؤجله.
وإذا اقترب أي صنف من حد إعادة الطلب، اطلب فورًا. وبهذا تبقى في منطقة آمنة.
4) نظام بطاقات المخزون على الرف: حل بسيط وفعّال
بطاقات الرف تجعل المخزون “مرئيًا”. كما تمنع الصرف العشوائي. ومن ثم يصبح كل قرار شراء مبنيًا على رقم واضح.
بطاقة بسيطة جاهزة
اسم الصنف:
الوحدة: شكارة/لتر/علبة/جرعة
المورد + الهاتف:
زمن التوريد:
الحد الأدنى (إعادة الطلب):
الحد الأعلى:
تاريخ الانتهاء/رقم الدفعة (إن وجد):
سجل الحركة
التاريخ | وارد | صادر | الرصيد | ملاحظة/توقيع
قاعدة مهمة: لا صرف دون تسجيل سطر واحد على البطاقة، لأن السطر الواحد يمنع اختلاف الأرقام لاحقًا.
5) البذور والأدوية: اصرف الأقرب انتهاء أولًا
في المواد التي لها تاريخ انتهاء، اصرف الأقرب انتهاء قبل الأبعد. وبذلك تقلل التلف والهدر. كما تحافظ على فاعلية المواد عند استخدامها.
تطبيق سريع
- ضع ملصقًا واضحًا على العبوة: “ينتهي: شهر/سنة”.
- ثم رتّب الرف بحيث تكون العبوات الأقرب انتهاء في الأمام.
- وبعد ذلك، أثناء الجرد الشهري، جهّز قائمة بما سينتهي خلال 90 يومًا. وبالتالي تخطط للاستخدام قبل فوات الوقت.
6) قائمة طلبات تمنع التأخير
افتح ملفًا ورقيًا أو ملاحظة هاتف باسم: طلبات قيد الشراء. ومن خلاله تتابع كل طلب حتى يصل. وبهذا لا تضيع الطلبات بين المكالمات.
سجّل لكل طلب:
- الصنف والكمية،
- تاريخ الطلب،
- موعد التسليم المتوقع،
- هل وصل أم لا.
وبالتالي تلاحظ التأخير مبكرًا وتتواصل مع المورد قبل أن ينفد المخزون.
7) أخطاء شائعة وكيف تتجنبها
- شراء كمية كبيرة ثم اكتشاف تلف أو انتهاء صلاحية: لذلك الترتيب ومتابعة الصلاحية ضروريان.
- صرف مواد دون تسجيل: وبالتالي تفقد السيطرة على الأرقام، بينما بطاقة الرف تمنع ذلك.
- الاعتماد على الحدس بدل حد إعادة الطلب: وهكذا يحدث انقطاع مفاجئ أو شراء طارئ أغلى.
خطة تطبيق خلال 7 أيام
- صنّف المواد (حرج/مهم/عادي)، ثم اكتب قائمة بالمواد الحرجة فقط.
- بعد ذلك حدد حدًا أدنى وحدًا أعلى لـ 15–25 صنفًا حرِجًا أولًا.
- ثم جهّز بطاقات الرف وسجّل الأرصدة الحالية.
- وبالتوازي رتّب الأدوية والبذور حسب الأقرب انتهاء.
- وأخيرًا ثبّت يوم الجرد الشهري، مع مراجعة أسبوعية للمواد الحرجة.
